¿Cómo hacer un manual de procedimientos y para qué sirve?

2 febrero, 2021 0 Por Montserrat

En todo negocio y empresa son necesarios ciertos lineamientos para poder tener un control en lo que se hace.

Si trabajas en alguna empresa o negocio, debes saber que siempre se deben seguir ciertos protocolos para cada cosa que se haga.

Medir los tiempos y vigilar los movimientos que se hacen es necesario para tener todo bajo control, pero siempre va a ser necesario enseñar todas esas reglas a los nuevos trabajadores que se aventuren a trabajar contigo o para ti.

Si eres nuevo en esto de los manuales de procedimientos ya sea porque eres un nuevo emprendedor o te lo han encargado, pero no tienes mucha idea de lo que tienes que hacer, te damos algunos conceptos que te pueden ayudar a empezar.

¿Para qué sirve?

Debes entender que es un medio escrito o audiovisual donde se plasman los protocolos necesarios para llevar a cabo determinadas acciones y objetivos que lleve a cabo la empresa. Pueden ser cosas sencillas o algo más elaborado, pero es necesario para instruir a los demás sobre cómo se deben hacer las cosas.

¿Cómo se hace?

Bueno, el primer paso es tener claro cómo se hacen las cosas que quieres plasmar y a qué departamento o tipo de personal va dirigido, no es lo mismo un manual para la gente de limpieza a uno para un gerente, así que analiza muy bien qué es lo que quieres hacer.

Hecho esto se comienzan a plasmar los pasos. Puedes hacer cualquier tipo de acción, puede ser llamar por teléfono, accionar una compra, tratar con el cliente, conseguir información, etc. Una vez se tengan estos procedimientos definidos y plasmados, toca acomodarlos y estructurarlos ¿cómo se facilita más su comprensión? puede organizarlo como una lista, un organigrama, un mapa conceptual, etc.

Ahora, con cada protocolo a seguir, se tiene que sintetizar de la manera más comprensible que se pueda. Si necesitas plasmarlo en dibujos o secuencias es válido, incluso puede ser una mejor manera de integrarlo todo.

Ya que se tiene eso, se debe que justificar el procedimiento y explicar para que sirve cada uno, cuáles son sus objetivos y por qué se hace junto con algunos posibles escenarios en los que puede aplicar este procedimiento.

Es importante remarcar las políticas, filosofía, estándares de la empresa para la que se hace el manual, sea cual sea el segmento al que va dirigido.

Ahora simplemente se necesita organizar todas las piezas como corresponden como con cualquier libro, las piezas son: